Bestyrelsesmøde 2/3 2011

Referat – Bestyrelsemøde
Møde nr.: 2011 – 2

Dato: 2. marts 2011

Tilstede: Morten Knudsgaard, Jørgen Windfeldt, Jørgen Munk, Brian Gammelgaard, Morten Hindsholm, Henrik, Dolan Sund.

Afbud: Ingen

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde.

Referat: Godkendt

 

  1. Politik for brug af nyt elektronisk arkiveringssystem.

Referat: Hvem kan bruge det og hvilke infomationer skal vi lægge på ??

Der må ikke lægges person-følsomme dokumenter i dropboxen, hvis der i referatet er informationer om personer vil det derfor blive udeladt.

Der skal laves en instruktion – folder med informationer om, hvordan dropbox systemet fungerer. Formanden for hver styregruppe vil være ansvarlig for sit eget område. Morten H./Jørgen Munk laver brugermanual.

 

  1. Ny hjemmeside

Referat:

Masser af input til hjemmesiden . Morten arbejder videre med design og vil publisere hjemmesiden når de sidste informationer og rettelser er udarbejdet.

 

  1. Økonomisk status – v/kassereren.

Referat:

Likviditet er pt. Fin . Træk på kassekreditten er ca. 843.000,- (det er mindre end budgetteret)

Der er sendt arbejdsgebyrer ud til de som ikke ønsker at arbejde.

Der skal laves et særligt klubregnskab til kommunen pr. 31.12. Udover det er der flere afrapporteringer som skal udarbejdes og sendes til kommunen. “Årsregnskabet” til kommunen blev fremlagt til godkendelse og underskrift sammen med diverse andre skemaer der ligeledes bliver fremsendt til kommunen

Kassereren fremlagde budget for året 2011 til orientering.

 

  1. Opfølgning på styregruppernes planer og budgetter set i forhold til klubbens samlede budget.

Referat:

Sports budget: kr. 5.000,-

Istandsættelse af de to Ynglinge – vil gerne købe 2 sæt stel til bådene. Der er allerede afsat kr. 5.000,- .Yderligere kr. 25.000,- godkendes til indkøb af sejl samt alm. vedligeholdelse.

Klub:

Planlægger reparation af taget på klubhuset. Det oprindelige budget for dette er på kr. 75.000,- men forhøjes til kr. 120.000,- da det vurderes at udgifterne bliver højere.

Havnen:

Budget er bregnet til kr.114.000,- der er sat 140.000 af i budgettet.

 

Fælles kommentarer:

Vi har aftalt, at vi godkender de fremlagte ønsker fra styregrupperne dog med tag på klubhus som første prioritet.

Garage for traktorer venter indtil efteråret når det samlede budget/træk er kendt.

 

  1. Meddelelser fra Styregrupperne.

Referat: Godkendt

 

  1. Eventuelt.

Referat:

HAVSU møde den 17. Marts, Jørgen Munk deltager på formandens vegne.

 

Kaj Nielsen – forslag:

Forslag til indkøb af ny Diesel automat med Dankort betaling.

Prisen vil være ca. 200.000,- Dette er ikke realistisk på nuværende tidspunkt da et evt forøget salg af diesel olie ikke vil modsvare de store investeringer.

Tanken i skuret skal have et godkendelses skilt. Manglende certifikat undersøges af styregruppen.

Tanken er på 2500 liter.

Eventuelt:

Truckkursus af Hydrema mand tilbydes de medlemmer der har behov for et udvidet kendskab til gummigeden. Der udpeges en person der har det overordnede ansvar for gummigeden. (Anders Dam)

Alle øvrige der har kørekort til gummigeden skal også tilbydes kurset. Havnen tager initiativ.

Kuverter til havnepenge er på plads. – Ok at gennemføre dette

Ønske om kodelås på terrassedøren – Kodelås påsættes.

Minigolfbanerne nedlægges, men havnefødderne er uenige i denne beslutning. Styregruppe havn tager en selvstændig beslutning med hvad der skal med golfbanen.

Falck har været på besøg for at inspicere havnen for brandslukkerne. Der var enkelte mangler mht. ophængning. Husk at der skal monteres en slukker i olieskuret.

Brandslukkerne skal efterses en gang om året.

Havnepladser: vedtægterne vil/skal overholdes ved ønske om indrykning/udrykning.

Eventuelt:

Referat fra generalforsamlingen. Keld har nu lavet det men der mangler feed back på indholdet.

Waterfestival regnskabet fra sidste år er ikke helt så godt som det burde være. Der er fremsat flere bemærkninger fra roklubbens revisor. Det endelige regnskab fremlægges på næste bestyrelsesmøde.

Jørgen Windfeldt kigger det igennem inden mødet.

Oplæg til den kommende Waterfestival er ved at blive udfærdiget. Som det foreligger på nuværende tidspunkt ser det fornuftigt og spændende ud. Og måske bliver ambitionsniveauet epndda skruet en lille smule op i 2011.

Dato for Waterfestival i år er den 12. August.

Ole Balle havde et forslag til etablering af en database over ting som klubbens medlemmer har lyst til låne ud/leje ud og det vil han gerne have på hjemmesiden. Vi synes det lyder som en god ide og undersøger om det er muligt med en knap på vores nye hjemmeside med køb/salg/bytte.

Vimpler udleveres til alle medlemmer med bådplads i år. Havnefogeden udleverer og holder styr på hvem der har fået det udleveret.

Næste møde:

3. Maj kl. 19.00

 

DSN/referent

Skriv en kommentar